Cómo conseguir reuniones productivas

Conseguir reuniones productivas es un trabajo que necesita una planificación. Las reuniones son un mal necesario en nuestro día a día profesional. En la medida de lo posible debemos evitarlas pero es absurdo negar que son necesarias e imprescindibles en muchos casos, por lo que deberemos organizarlas de tal manera que no se conviertan en una pérdida de tiempo con el coste que ello supone. En el libro “Dirigir” de D. José María Acosta, del que aconsejo su lectura, se dedica un capítulo completo a “Lo que suele pasar en una reunión” y abre el mismo con una cita anónima que dice: un camello es un pura sangre diseñado por un comité.
Por mi experiencia hay seis puntos fundamentales a la hora de organizar una reunión:

1. Preparación.
2. Miembros asistentes.
3. Duración.
4. Lugar y carácter de la reunión.
5. Puntualidad
6. Participación

Preparación

Antes de establecer una reunión se debe concretar claramente para qué la vamos a realizar. Se deben establecer punto por punto los motivos de la misma y el objetivo. Si no hay un objetivo claro y de gran importancia no se debe realizar una reunión.
Se deberá establecer el motivo de la reunión por escrito y enviarse a todos los asistentes en la convocatoria de la misma con varios días de antelación. En este escrito se definirá el motivo o  motivos de la reunión y el orden del día. En ningún momento se permitirá tratar temas que no estén en el orden del día y se le dará la oportunidad a los asistentes de que propongan algún tema que crean importante a tratar contestando a la convocatoria. El organizador de la reunión podrá incluirlo en el orden del día y volver a enviar todos los temas a tratar al resto de asistentes, siempre de manera previa a la reunión (es muy recomendable que sea con días de antelación).

Asistentes

El número de asistentes a una reunión debe ser el mínimo imprescindible y no debería sobrepasar los 4 ó 5. Un número mayor añade dos problemáticas a cualquier organización. La primera es que el costo de la reunión empieza a ser muy importante. La segunda es que un número excesivo de participantes hará inevitablemente que varios no participen en la misma, por lo que se debe cuidar al máximo la cantidad y la calidad de los asistentes.
En la convocatoria de la reunión se enumerarán todos los asistentes,  en la misma se establecerá quién dirigirá la reunión y es muy recomendable que se asigne a una persona para que tome notas de la reunión. Se indicará quién será la persona que deberá tratar cada tema del orden del día de manera más activa. Las anotaciones se enviarán a todos los asistentes de manera posterior a la reunión para que quede constancia de lo tratado en la misma, de las tareas asignadas y de las conclusiones.

Duración

La respuesta es: lo mínimo posible. Está demostrado que cuando una reunión se alarga en el tiempo al final en la misma se habla de otros temas que no tienen nada que ver con el objetivo distorsionándose por completo la utilidad de esta herramienta. Una reunión extendida en el tiempo más de lo necesario provoca cansancio en los asistentes y elimina la concentración. En este aspecto cabe reseñar dos de las tres leyes fundamentales de Parkinson:

• «El trabajo se expande hasta llenar el tiempo de que se dispone para su realización».
• «El tiempo dedicado a cualquier tema de la agenda es inversamente proporcional a su importancia»(ley de la Trivialidad)

Enlazando con la preparación de la reunión se establecerá una duración determinada a cada punto a tratar. Estos tiempos deberán ser respetados de manera escrupulosa para garantizar el éxito de la reunión. Por mi experiencia, cuando la preparación de la reunión se ha estudiado y realizado correctamente  es muy fácil cumplir con los tiempos establecidos y la reunión tiene una dinámica muy positiva dado que no da tiempo a entrar en divagaciones y tratar asuntos banales. El director de la reunión no permitirá que nadie hable de lo que no se esté tratando en cada momento.

Lugar y carácter de la reunión

No son lo mismo las reuniones internas de trabajo que las reuniones que tratan temas entre empresas o profesionales que no son de una misma organización o con clientes. Asimismo no debemos tratar igual una reunión de carácter técnico que una reunión en los que se tratarán temas estratégicos. La sala en la que se desarrolle la reunión deberá estar cerrada y no se permitirá el acceso a nadie hasta que la misma haya terminado. Asimismo no se debe permitir coger el teléfono por lo que es recomendable que estén todos apagados.
Las reuniones de carácter estratégico se deberán hacer con una planificación más desarrollada y en la que todos los asistentes tengan claro su papel en la misma. Es recomendable sentarse alrededor de una mesa que permita que todos los asistentes tengan contacto visual y que puedan tomar anotaciones del desarrollo de la misma.
En las reuniones de carácter técnico y operativo, dado que su duración suele ser menor, se pueden estudiar otras alternativas. En el proyecto que participé en Guinea Ecuatorial este tipo de reuniones al final las hacíamos de pie frente a una pizarra en la que tomábamos las notas de lo que íbamos a acometer al día siguiente y no duraban más de 5 minutos. Eran reuniones diarias realmente prácticas y a todos los asistentes les quedaba claro qué tenían que hacer al día siguiente.

Puntualidad

Este es uno de los aspectos de mayor importancia. No hay nada más desagradable que asistir a una reunión a la hora indicada y que alguien no haya llegado. Además de ser una falta de educación y respeto  hacia los demás, puede hacer que la reunión se convierta en un problema antes incluso de comenzar.

Participación

Una reunión en la que no participen todos los asistentes de manera activa es una reunión mal planificada. Tal vez el motivo de la reunión sea una presentación que va a realizar uno de los asistentes y es este el que tendrá la responsabilidad de llevar el ritmo de la misma hasta que termine su presentación. En este caso es lógico que pensar que en reuniones de este tipo no todos intervengan de la misma manera.

Conclusiones

Una reunión de trabajo debe ser una herramienta útil para todos los asistentes y deberá tener un objetivo. Se debe planificar en todos sus aspectos y no dejar nada al azar para que tenga unos resultados adecuados. Se establecerá el orden del día, los puntos a tratar un tiempo asignado a cada punto, los asistentes a la misma y el carácter de la reunión. Por mi experiencia si lo hacéis así obtendréis mejores resultados y conseguiréis reuniones productivas. Asimismo minimizaréis los posibles conflictos dado que evitaréis el cansancio en los asistentes posibilitando que todos estén realmente concentrados en lo importante.
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Muchas gracias por tu atención.

Raúl Carmona Muñoz

Arquitecto e Ingeniero Técnico de Obras Públicas